Een volmacht uit het buitenland is het document waarmee duizenden Bulgaren in het buitenland en buitenlanders met belangen in Bulgarije zonder te reizen vastgoed verkopen of kopen, bedrijven oprichten, aandelen overdragen, nalatenschappen afwikkelen en rechtszaken voeren. De volmacht zelf is een kort document, maar als hij een vorm heeft die een Bulgaarse notaris of een register niet aanvaardt, begint de procedure helemaal opnieuw – een nieuwe waarmerking, een nieuwe apostille, een nieuwe vertaling en enkele verloren weken.
In dit artikel leggen wij uit wanneer u een volmacht nodig hebt, wat erin moet staan, bij wie u hem in het buitenland ondertekent, hoe de apostille en de vertaling worden geregeld, en welke fouten er het vaakst toe leiden dat een volmacht uit het buitenland wordt geweigerd.
Wanneer hebt u een volmacht uit het buitenland nodig?
U hebt een volmacht nodig wanneer iemand anders – een familielid, een vriend of een advocaat – namens u in Bulgarije rechtshandelingen moet verrichten. De meest voorkomende gevallen zijn:
- Vastgoedtransacties – verkoop, aankoop, schenking, vestiging van een hypotheek of een gebruiksrecht. Meer over de aankoop leest u in ons artikel over een huis kopen in Bulgarije als buitenlander.
- Bedrijven – oprichting van een OOD of EOOD (Bulgaarse vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid), wijzigingen in het Handelsregister, overdracht van aandelen. Hoe oprichting op afstand werkt, beschrijven wij in ons artikel over een bedrijf oprichten in Bulgarije vanuit het buitenland.
- Nalatenschappen – verklaring van erfgenamen, aangifte van de nalatenschap, verwerping van een nalatenschap, banken en verkoop van een geërfde woning. Zie erfgenaam in het buitenland: een nalatenschap in Bulgarije afwikkelen zonder te reizen.
- Rechtszaken – vertegenwoordiging voor de rechter, ook in vorderingen, verdelingen en executiezaken.
- Overheidszaken – het Nationaal Agentschap voor de Inkomsten (НАП, de Bulgaarse belastingdienst), gemeenten, banken, de verkeerspolitie (КАТ), energie- en waterleveranciers.
Algemene of bijzondere volmacht?
Een algemene volmacht machtigt de gevolmachtigde om u in een breed scala van zaken te vertegenwoordigen – „bij alle overheidsinstanties, banken en instellingen“. Dat is handig voor opzoekingen, het indienen van aanvragen en het ophalen van documenten.
Een bijzondere (uitdrukkelijke) volmacht noemt concrete handelingen en beschrijft, als het om een transactie gaat, het concrete goed. Voor beschikkingshandelingen – verkoop, schenking of hypotheek van vastgoed, overdracht van aandelen – is een algemene volmacht niet voldoende. Notarissen en registers lezen bevoegdheden strikt en eisen dat de gevolmachtigde uitdrukkelijk voor de betreffende transactie is gemachtigd.
Een goed opgestelde bijzondere volmacht voor de verkoop van een woning bevat:
- een exacte omschrijving van het vastgoed – adres, identificatienummer op de kadastrale kaart, oppervlakte, eigendomstitel;
- de bevoegdheid om over de prijs te onderhandelen, of een minimumprijs;
- de bevoegdheid om een voorlopig koopcontract en de definitieve notariële akte te ondertekenen;
- de bevoegdheid om de koopprijs in ontvangst te nemen – op een uitdrukkelijk vermelde bankrekening;
- de bevoegdheid om aangiften te doen en documenten op te vragen (belastingwaardering, kadastrale schets, verklaringen);
- waar nodig – de bevoegdheid tot substitutie en de bevoegdheid om met zichzelf te contracteren.
Welke vorm moet de volmacht hebben?
Volgens art. 37 van de Bulgaarse Wet op de verbintenissen en overeenkomsten (ЗЗД) moet een volmacht voor het sluiten van een overeenkomst waarvoor de wet een bijzondere vorm voorschrijft, in diezelfde vorm worden opgemaakt. Voor overeenkomsten die bij notariële akte worden gesloten, moet de volmacht voorzien zijn van notariële waarmerking van zowel de handtekening als de inhoud tegelijk.
| Handeling | Minimale vorm van de volmacht | Uitdrukkelijke bevoegdheden |
|---|---|---|
| Opzoekingen, aanvragen, documenten ophalen | Schriftelijk, meestal met notarieel gewaarmerkte handtekening | Niet altijd, maar aanbevolen |
| Verkoop, aankoop, schenking, hypotheek van vastgoed | Notariële waarmerking van handtekening en inhoud | Ja, met omschrijving van het vastgoed |
| Overdracht van aandelen | Notariële waarmerking van handtekening en inhoud | Ja, met omschrijving van de aandelen |
| Aanvragen bij het Handelsregister | Notarieel gewaarmerkte volmacht | Ja, voor de concrete inschrijving |
| Vertegenwoordiging in rechte door een advocaat | Schriftelijke volmacht | Ja, voor handelingen zoals schikking, intrekking van of afstand van een vordering |
| Banken | Volgens de eisen van de betreffende bank | Meestal ja |
Banken hebben vaak eigen eisen – sommige aanvaarden alleen een volmacht op hun eigen model, of een volmacht die in de afgelopen maanden is afgegeven. Informeer vooraf bij de bank.
Een volmacht in het buitenland ondertekenen: twee wegen
Op een Bulgaars consulaat of een Bulgaarse ambassade
Bulgaarse consulaire ambtenaren verrichten de notariële waarmerking van handtekening en inhoud van documenten die voor Bulgarije bestemd zijn. De volmacht is in het Bulgaars en heeft geen apostille en geen vertaling nodig – hij wordt rechtstreeks gebruikt. Het nadeel is dat er weinig consulaten zijn en dat zij vaak alleen op afspraak werken, soms met een wachttijd van enkele weken.
Bij een notaris ter plaatse + apostille of legalisatie
De tweede mogelijkheid is te ondertekenen bij een notaris in het land waar u woont. Daarna volgt:
- Apostille – als het land partij is bij het Haags Verdrag van 1961 tot afschaffing van het vereiste van legalisatie. De apostille wordt aangebracht door een daartoe aangewezen instantie in het betreffende land (meestal een rechtbank, een ministerie of een andere overheidsdienst), niet door de notaris.
- Consulaire legalisatie – als het land geen partij is bij het Verdrag. Het document wordt gewaarmerkt via de keten van lokale instanties en door het Bulgaarse consulaat.
- Geen waarmerking – als een rechtshulpverdrag tussen Bulgarije en het betreffende land documenten vrijstelt van legalisatie. Controleer dit vooraf.
Vertaling in het Bulgaars
Een volmacht in een vreemde taal moet in het Bulgaars worden vertaald. Meestal gaat het om een zogenoemde gelegaliseerde vertaling – door een vertaler of vertaalbureau met een contract met het Bulgaarse ministerie van Buitenlandse Zaken – en bij sommige documenten moet de vertaling ook door het ministerie worden gewaarmerkt. De eisen hangen af van het soort document en van de instelling waar u het gebruikt; controleer ze dus vooraf bij uw advocaat of bij de notaris in Bulgarije.
Tip uit onze praktijk: De veiligste keuze is een tweetalige volmacht – de Bulgaarse tekst en de tekst in de lokale taal in twee kolommen, opgesteld door uw advocaat in Bulgarije. De buitenlandse notaris waarmerkt dan een document waarvan de inhoud al is afgestemd op de Bulgaarse instellingen, en de vertaling is eenvoudiger en goedkoper.
Hoe lang is een volmacht geldig en hoe wordt hij herroepen?
Het Bulgaarse recht kent geen algemene geldigheidsduur voor een volmacht. Hij blijft geldig tot de termijn verstrijkt (als u er een hebt vermeld), tot hij wordt herroepen, tot de handeling waarvoor hij is gegeven is verricht, of tot het overlijden van de volmachtgever of de gevolmachtigde (art. 41 van de Wet op de verbintenissen en overeenkomsten). In de praktijk aanvaarden sommige banken en instellingen echter alleen volmachten die in de afgelopen maanden zijn afgegeven.
U kunt een volmacht op elk moment herroepen. De herroeping kan echter niet worden tegengeworpen aan derden te goeder trouw die er niet van wisten. Breng de gevolmachtigde en de instellingen waar de volmacht kan worden gebruikt daarom schriftelijk op de hoogte. Het is ook raadzaam in de volmacht een geldigheidsduur te vermelden.
Waarom een notaris of register een volmacht uit het buitenland weigert
- De apostille of legalisatie ontbreekt, of de apostille is op de vertaling gezet in plaats van op het origineel.
- Fouten in de vertaling – verschillen tussen het origineel en de Bulgaarse tekst, onnauwkeurig vertaalde bevoegdheden.
- Transliteratie van namen – de naam in de volmacht komt niet overeen met het paspoort, de eigendomstitel of de inschrijving in het Handelsregister.
- Een algemene in plaats van een bijzondere volmacht – voor de verkoop van vastgoed of de overdracht van aandelen.
- Alleen de handtekening is gewaarmerkt, terwijl waarmerking van handtekening en inhoud nodig is.
- Een onvolledige omschrijving – het identificatienummer van het vastgoed, het exacte aantal aandelen of de gegevens van de gevolmachtigde ontbreken.
- Geen uitdrukkelijke bevoegdheid om de koopprijs te ontvangen, met zichzelf te contracteren of te substitueren.
Checklist en voorbeeldplanning
| Stap | Wat u doet | Indicatieve duur |
|---|---|---|
| 1. Consult | U bespreekt met de advocaat precies wat er moet gebeuren | 1–2 dagen |
| 2. Ontwerp van de volmacht | De advocaat stelt een tweetalige tekst op | 1–3 dagen |
| 3. Afspraak bij consul of notaris | U maakt een afspraak en ondertekent | van enkele dagen tot enkele weken |
| 4. Apostille of legalisatie | Bij een notaris ter plaatse | afhankelijk van het land, meestal dagen tot weken |
| 5. Origineel opsturen | Per koerier naar de advocaat in Bulgarije | 3–10 dagen |
| 6. Vertaling en waarmerking | Als de volmacht niet tweetalig is | enkele werkdagen |
| 7. Gebruik | De gevolmachtigde handelt namens u | afhankelijk van de transactie |
Controleer voordat u naar de notaris gaat dat:
- uw namen precies zo zijn geschreven als in uw paspoort en in uw Bulgaarse documenten;
- uw Bulgaarse persoonsnummer (ЕГН) of persoonsnummer voor buitenlanders (ЛНЧ), als u er een hebt, en de gegevens van uw identiteitsbewijs zijn vermeld;
- de bevoegdheden uitdrukkelijk zijn en het concrete vastgoed of de concrete aandelen beschrijven;
- de vorm juist is – waarmerking van handtekening en inhoud waar dat nodig is;
- u weet welke instantie in uw land apostilles afgeeft.
Veelgestelde vragen (FAQ)
Heeft een volmacht die op een Bulgaars consulaat is gewaarmerkt een apostille nodig?
Nee. Een volmacht die door een Bulgaarse consulaire ambtenaar is gewaarmerkt, is een Bulgaars document en wordt rechtstreeks in Bulgarije gebruikt, zonder apostille of vertaling. Een apostille is nodig als de volmacht wordt gewaarmerkt door een buitenlandse notaris in een land dat partij is bij het Haags Verdrag.
Kan ik met een algemene volmacht een woning in Bulgarije verkopen?
In de regel niet. Voor de verkoop van vastgoed eisen notarissen een bijzondere volmacht met een omschrijving van het concrete vastgoed, waarbij handtekening en inhoud tegelijk notarieel zijn gewaarmerkt (art. 37 van de Wet op de verbintenissen en overeenkomsten). Hetzelfde geldt voor de overdracht van aandelen – zie ons artikel over de overdracht van aandelen in een OOD.
Mag de volmacht in het Engels of het Nederlands zijn?
Ja, maar hij moet in het Bulgaars worden vertaald, en de eisen aan de vertaling hangen af van de instelling. Praktischer is een tweetalige volmacht, met een Bulgaarse tekst die vooraf door uw advocaat is goedgekeurd.
Hoe lang is een volmacht geldig?
De wet kent geen algemene termijn. De volmacht is geldig tot de daarin vermelde termijn, tot hij wordt herroepen of tot de handeling is verricht. Sommige banken en instellingen aanvaarden echter alleen recent afgegeven volmachten; informeer dus vooraf.
Wat doe ik als de volmacht wordt geweigerd?
Vraag om een schriftelijke toelichting van de reden. Vaak ligt het probleem bij de vertaling of bij een ontbrekende uitdrukkelijke bevoegdheid. Soms volstaat het de vertaling te corrigeren, maar als de vorm of de bevoegdheden niet kloppen, is een nieuwe volmacht nodig.
Waarom de volmacht met een advocaat opstellen?
Een fout in een volmacht is duur – niet vanwege de kosten van de waarmerking, maar door verloren tijd, gemiste termijnen en uitgestelde transacties. Een advocaat contractenrecht in Sofia stelt de tekst op voor de concrete transactie en volgens de eisen van de notaris of het register dat hem zal gebruiken, maakt hem tweetalig en controleert de apostille en de vertaling voordat het document bij de instelling aankomt.
Advocatenkantoor Mechkova & Dimitrova werkt met cliënten uit veel landen die vastgoed, bedrijven en nalatenschappen in Bulgarije hebben. De informatie in dit artikel is algemeen en vervangt geen advies over uw concrete zaak. Neem contact met ons op, zodat wij uw volmacht voorbereiden voordat u naar de notaris gaat.
